Como nasceu o WooCalen: a história de uma reunião que nunca aconteceu

Durante muito tempo trabalhamos como todo mundo: mandávamos um link, a outra pessoa escolhia um horário, e a reunião ficava agendada. Mágica. Adeus àquela troca infinita de e-mails do tipo "terça funciona pra você?" "não, quinta é melhor" "ih, quinta acabou de lotar".

A ferramenta que usávamos fazia bem essa parte. O problema apareceu depois.

O problema: a reunião que ninguém lembrava

A gente vende conversando com as pessoas. Uma reunião de vendas agendada é, literalmente, o nosso pipeline. E muitas dessas reuniões são marcadas com bastante antecedência: alguém te encontra numa terça e agenda para dali a duas semanas, porque antes disso não tem um horário livre.

Duas semanas é muito tempo. A vida acontece. A pessoa esquece.

A ferramenta mandava o e-mail de confirmação no momento da reserva… e pronto. Nunca mais. Ninguém recebia um lembrete antes da reunião. Nem o convidado, nem a gente.

Vivemos esse resultado várias vezes: chega a hora, entramos na sala, esperamos dez minutos, e do outro lado não aparece ninguém. Não porque a pessoa não tivesse interesse — era quase sempre o contrário — mas simplesmente porque passou despercebido.

Cada uma dessas reuniões perdidas era uma venda que não acontecia, ou que era adiada por um mês até conseguirmos remarcar. Um e-mail. Um único e-mail uma hora antes teria evitado isso.

Pedimos a funcionalidade. Procuramos alternativas. Todas tinham lembretes… no plano pago, amarrados a um monte de coisas que não precisávamos, e com um preço por usuário que não fechava para o que a gente queria fazer.

Então fizemos o que sempre fazemos quando algo nos incomoda o suficiente: construímos por conta própria.

Foi assim que nasceu o WooCalen

O WooCalen é a nossa plataforma de agendamento. Fizemos primeiro para nós, resolvendo o problema concreto que estava nos custando dinheiro, e depois abrimos para qualquer pessoa usar.

A regra que estabelecemos foi simples: o que impede uma reunião de cair não pode ficar atrás de um paywall. Os lembretes por e-mail são gratuitos, para todo mundo, sempre.

O que a conta gratuita inclui

• Conexão com o Google Agenda. O WooCalen lê a sua agenda e só oferece os horários em que você está realmente livre. Quando alguém reserva, o evento é criado automaticamente na sua agenda.
• Tipos de evento ilimitados. "Demo 30 min", "Café virtual 15 min", "Reunião longa de 1 hora": cada um com sua duração, sua descrição e seu próprio link público.
• Regras de disponibilidade de verdade. Você define em quais dias e horários atende, quanto tempo de intervalo quer entre reuniões e com quanta antecedência mínima podem te agendar. Ninguém marca uma reunião com você para daqui a dez minutos.
• Tratamento de fusos horários. O convidado vê os horários no fuso dele, você define no seu. Sem conta de cabeça, sem reunião às 4 da manhã.
• Proteção contra reserva dupla. No instante em que alguém pega um horário, esse horário some para todos os outros.
• E-mail de confirmação para o convidado e para você, com o link da reunião e todos os dados.
• Lembrete automático por e-mail uma hora antes, para o convidado e para o organizador. É esse que faltava. É por isso que o WooCalen existe.
• Cancelamento e remarcação por um link seguro, sem precisar criar conta.
• Telefone do convidado como campo opcional na hora de reservar, para quando você precisa poder ligar.
• Painel de reuniões: tudo o que está agendado, o que já passou e o que foi cancelado em um só lugar.

E a sua landing page, que é sua

Quando você se cadastra, o WooCalen monta automaticamente uma página pública com o seu nome, a sua foto e todos os seus tipos de evento. É o link que você compartilha: na assinatura de e-mail, na bio do Instagram, na sua proposta comercial.

Mas não é uma página genérica igual à de todo mundo. Pelo editor "Minha landing" você pode personalizar: mudar as cores, ajustar o cabeçalho, escrever a sua própria apresentação, subir a sua imagem e escolher quais tipos de evento aparecem e em que ordem. Tudo com pré-visualização ao vivo, vendo o resultado enquanto edita.

É a sua cara diante do cliente. Tem que se parecer com você, não com a gente.

O que vem por aí

O WooCalen está vivo e continuamos construindo. Isto já está no forno para o plano Pro:

1. Lembretes por WhatsApp. O e-mail funciona, mas o WhatsApp é lido. Uma mensagem uma hora antes, direto no celular, com o link da reunião.
2. Landing sem a marca WooCalen. Você tira o nosso logo do rodapé da sua página e ela fica 100% sua. Ideal se você a usa como parte da proposta comercial.
3. Seu próprio subdomínio. Em vez de woocalen.com/seu-nome, algo como agenda.suaempresa.com. Sua marca de ponta a ponta.

E estas são as três que já sabemos que queremos somar:

4. Cobrar a reunião antecipadamente. Você conecta o Mercado Pago ou o Stripe e o convidado paga (ou deixa um sinal) antes de o horário ser confirmado. Para consultorias, sessões e aulas: é a forma mais eficaz que existe de derrubar o índice de faltas para perto de zero.
5. Reuniões de equipe com round-robin. Um único link para todo o seu time de vendas, e o WooCalen distribui as reuniões entre quem estiver disponível. Também o caso inverso: reuniões que exigem que duas ou três pessoas estejam livres ao mesmo tempo.
6. Métricas de conversão. Quantas pessoas entraram na sua landing, quantas agendaram, quantas cancelaram e quantas não apareceram. Saber por onde as suas reuniões estão vazando é o primeiro passo para parar de perdê-las.

Resumindo

O WooCalen nasceu de uma frustração muito concreta e muito cara: reuniões de vendas que caíam por causa de um lembrete que nunca chegava. Resolvemos para nós e deixamos de graça para todo mundo, porque achamos que é o mínimo que uma ferramenta de agendamento deveria fazer.

Se você já esperou dez minutos numa sala de reunião vazia, sabe exatamente do que estamos falando.

Experimente grátis em woocalen.com.